El problema
Freelancers, agencias web y consultores de TI trabajan con herramientas dispersas: una para los clientes, otra para los presupuestos, una hoja de cálculo para las renovaciones de dominios, una libreta para los accesos a los servidores. En Italia hay un obstáculo más: cada factura debe emitirse en XML FatturaPA y enviarse a través del sistema nacional de intercambio (SDI), y la mayoría de los CRM no lo hacen. BalanceAI nació como el CRM de mi propia consultoría. Después lo reconstruí para que otras empresas también pudieran usarlo.
Lo que construí
Construí una plataforma de gestión multiempresa que reúne en un solo lugar clientes, presupuestos, facturas y la parte técnica del trabajo.
- Núcleo multiempresa — cada empresa trabaja con datos aislados, porque cada consulta se filtra por empresa. Un panel de superadministrador gestiona las empresas, de modo que la misma instalación puede servir a un solo negocio u ofrecerse como SaaS.
- Facturación electrónica italiana — la app genera XML FatturaPA 1.2.1 y lo envía a través de la API de facturación electrónica de Aruba, con el token de acceso en caché para cada empresa. Los pagos y los vencimientos se controlan en cada factura.
- De presupuesto a factura — los presupuestos con varias líneas y descuentos se convierten en factura en un solo paso, así que no se escribe nada dos veces.
- Dominios y servidores — fechas de renovación, consultas WHOIS automáticas y una conexión con la API de cPanel/WHM, para que los dominios y las cuentas de hosting a punto de caducar se vean antes de convertirse en un problema para el cliente.
- Bóveda cifrada — las credenciales de los servidores, las contraseñas de los clientes y las notas privadas se guardan con AES-256-CBC y un IV aleatorio nuevo para cada valor.
- Búsqueda de clientes con IA — escribes el nombre de una empresa o un número de IVA y un modelo de OpenAI (GPT-4o mini por defecto) devuelve la dirección, el correo electrónico certificado y el código SDI en JSON estricto para rellenar la ficha del cliente. Los campos desconocidos se devuelven vacíos en lugar de inventarse.
- Importación masiva — los datos existentes se importan desde archivos Excel, CSV, Word y PDF.
Con qué está hecho
Node.js y Express, con páginas EJS renderizadas en el servidor y Bootstrap 5 en el frontend. Los datos están en MySQL o MariaDB. El código se divide en 26 routers, uno por módulo, y 16 modelos de datos. El inicio de sesión usa sesiones con contraseñas cifradas con bcrypt. Integraciones: facturación electrónica de Aruba, WHOIS, cPanel/WHM y la API de OpenAI, cuya clave se guarda cifrada para cada empresa. Se instala en un VPS detrás de Nginx o en un hosting con cPanel.
Por qué se hizo así
BalanceAI fue primero un CRM para una sola empresa. La versión 2.0.0 lo hizo multiempresa con un script de migración. El script añade una columna de empresa a cada tabla y asigna todos los registros existentes a la empresa 1. Los datos reales de años de uso se mantuvieron intactos, y el mismo código pasó a ser un producto que otras agencias pueden usar. La regla que llegó con él es sencilla: ninguna consulta se ejecuta sin el filtro de empresa.
