Das Problem
Freiberufler, Webagenturen und IT-Berater arbeiten mit verstreuten Werkzeugen: eines für Kunden, eines für Angebote, eine Tabelle für Domain-Verlängerungen, ein Notizbuch für Server-Zugänge. In Italien kommt eine weitere Hürde hinzu: Jede Rechnung muss als FatturaPA-XML ausgestellt und über das staatliche Austauschsystem (SDI) versendet werden, und die meisten CRMs können das nicht. BalanceAI entstand als CRM für meine eigene Beratung. Später habe ich es so umgebaut, dass auch andere Unternehmen es betreiben können.
Was ich gebaut habe
Ich habe eine mandantenfähige Verwaltungsplattform entwickelt, die Kunden, Angebote, Rechnungen und die technische Seite der Arbeit an einem Ort zusammenführt.
- Mandantenfähiger Kern – Jedes Unternehmen arbeitet mit getrennten Daten, weil jede Abfrage nach Mandant gefiltert wird. Ein Superadmin-Panel verwaltet die Mandanten, sodass dieselbe Installation einem einzelnen Unternehmen dienen oder als SaaS angeboten werden kann.
- Italienische E-Rechnung – Die App erzeugt XML im Format FatturaPA 1.2.1 und versendet es über die E-Rechnungs-API von Aruba, wobei das Login-Token pro Mandant zwischengespeichert wird. Zahlungen und Fälligkeiten werden bei jeder Rechnung verfolgt.
- Vom Angebot zur Rechnung – Angebote mit mehreren Positionen und Rabatten werden in einem Schritt zur Rechnung, sodass nichts doppelt eingegeben wird.
- Domains und Server – Verlängerungstermine, automatische WHOIS-Abfragen und eine Anbindung an die cPanel/WHM-API, damit auslaufende Domains und Hosting-Konten sichtbar werden, bevor sie zum Problem für den Kunden werden.
- Verschlüsselter Tresor – Server-Zugangsdaten, Kundenpasswörter und private Notizen werden mit AES-256-CBC und einem neuen zufälligen IV für jeden Wert gespeichert.
- KI-Kundensuche – Sie geben einen Firmennamen oder eine USt-IdNr. ein, und ein OpenAI-Modell (standardmäßig GPT-4o mini) liefert Adresse, zertifizierte E-Mail-Adresse und SDI-Code als striktes JSON, um die Kundenkarte vorauszufüllen. Unbekannte Felder bleiben leer, statt geraten zu werden.
- Massenimport – Bestehende Daten lassen sich aus Excel-, CSV-, Word- und PDF-Dateien übernehmen.
Womit es gebaut ist
Node.js und Express mit serverseitig gerenderten EJS-Seiten und Bootstrap 5 im Frontend. Die Daten liegen in MySQL oder MariaDB. Der Code ist in 26 Router aufgeteilt, einer pro Modul, und 16 Datenmodelle. Die Anmeldung läuft über Sitzungen mit bcrypt-gehashten Passwörtern. Integrationen: Aruba-E-Rechnung, WHOIS, cPanel/WHM und die OpenAI API, deren Schlüssel für jeden Mandanten verschlüsselt gespeichert wird. Die Installation erfolgt auf einem VPS hinter Nginx oder auf cPanel-Hosting.
Warum so gebaut
BalanceAI war zunächst ein CRM für ein einzelnes Unternehmen. Version 2.0.0 machte es mit einem Migrationsskript mandantenfähig. Das Skript ergänzt jede Tabelle um eine Mandantenspalte und weist alle bestehenden Datensätze Mandant 1 zu. Echte Daten aus Jahren der Nutzung blieben unversehrt, und dieselbe Codebasis wurde zu einem Produkt, das auch andere Agenturen einsetzen können. Die Regel, die damit einherging, ist einfach: Keine Abfrage läuft ohne Mandantenfilter.
